Delegation mit Rückfahrkarte

Oder: Warum manche Aufgaben schneller zurückkommen als Urlaubs-E-Mails. ☀️

„Ich mache es schnell selbst.“ Viele Führungskräfte kennen diesen Moment.

Eine Aufgabe wurde delegiert, aber das Ergebnis entspricht nicht den Erwartungen.
Der Termin drückt, so wie die Temperatur im Büro und innerlich denkt man sich: „Bevor ich das jetzt lange erkläre, mache ich es selbst.“

Kurzfristig fühlt sich das effizient an, aber langfristig entsteht ein Problem. Denn jedes Mal, wenn eine delegierte Aufgabe wieder bei der Führungskraft landet, lernt das Team etwas mit: Im Zweifel übernimmt es ohnehin die Führungskraft.

Ein Teamleiter sagte mir einmal: „Ich delegiere ja regelmäßig, aber am Ende liegt es doch wieder bei mir.“ Als wir genauer hinsahen, wurde klar: Die Aufgabe war zwar abgegeben, aber Verantwortung, Entscheidungsspielraum und das gewünschte Ergebnis waren nicht sauber geklärt.

👉 Delegation funktioniert nicht allein durch Aufgabenverteilung, sie funktioniert durch Klarheit.

Drei typische Ursachen:

1️⃣ Unklare Erwartungen
Der Mitarbeitende weiß nicht genau, was am Ende gut genug ist.

2️⃣ Unklare Verantwortung
Wer entscheidet? Wer prüft? Wer trägt das Ergebnis?

3️⃣ Zu wenig Feedback
Ohne Rückmeldung entsteht keine Lernkurve, nur Wiederholung mit Sommerhitze. 😉

Was wir verändert haben:

1️⃣ Erwartungen konkret formulieren
Was soll erreicht werden? Bis wann? In welcher Qualität?

2️⃣ Verantwortung klären
Wer entscheidet über das Ergebnis? Wo gibt es Spielraum? Wo braucht es Abstimmung?

3️⃣ Zwischenstände vereinbaren
Nicht Kontrolle im Minutentakt, sondern kurze Lern- und Feedbackschleifen.

Ein wichtiger Grundsatz dabei:

Im Zweifel delegieren und eher zu viel als zu wenig zutrauen. Eine Rückdelegation ist aus meiner Sicht nur dann sinnvoll, wenn eine Aufgabe wirklich selten, einmalig oder außergewöhnlich ist.

👉 Delegation spart nicht sofort Zeit, sie benötigt Vertrauen in die Mitarbeitenden, schafft Verantwortung und ist die beste Möglichkeit die eigenen KollegInnen weiterzuentwickeln.

Genau dadurch entsteht später ein Vielfaches der Entlastung, Übernahme von Eigenverantwortung und Weiterentwicklung.

Das ist die Magie guter Führung: Zeit in Führung investieren, um später ein Vielfaches an Entwicklung zurückzubekommen.

Eine Frage zum Schluss:

Welche Aufgabe erledigen Sie noch selbst, obwohl jemand aus Ihrem Team sie mit etwas Klarheit, Übung und Feedback übernehmen könnte?